Privacy Policy

Informativa sul trattamento dei dati personali – piattaforma Filopea

ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 – Versione 1.0 in vigore dal 2/11/2026

1. Chi è il titolare del trattamento

Il titolare del trattamento è Fondazione Filopea ETS, Via Roma 50, 40069 Zola Predosa (BO), codice fiscale 91474580379, iscritta al RUNTS al n. 21561 (il "Titolare" o "Filopea").

Per qualsiasi domanda sui tuoi dati o per esercitare i tuoi diritti scrivi a privacy@filopea.org. Per le comunicazioni formali è disponibile l'indirizzo PEC pubblicato nella pagina "Trasparenza".

2. A chi si rivolge questa informativa: i tuoi possibili ruoli

Ruolo	Chi sei e come arrivano a noi i tuoi dati
A. Visitatore	Navighi su Filopea senza registrarti, consulti il catalogo e le opportunità, usi il modulo di contatto o ti iscrivi alla newsletter. I dati li fornisci tu o sono raccolti automaticamente dal browser (sezione 9 e Cookie Policy).
B. Volontario	Hai scelto "Voglio dare una mano" e creato un profilo. I dati li inserisci tu nei cinque passi di registrazione e nella tua area; altri (affinità, distanze) li calcoliamo noi a partire da quelli.
C. Referente o co-gestore di un'organizzazione	Hai scelto "Rappresento un'organizzazione" e attivato (o chiesto di attivare) il profilo di un ente, oppure sei stato invitato a co-gestirlo. Trattiamo i dati che inserisci per la verifica e la gestione del profilo e quelli che scegli di pubblicare nella sezione "Chi ti accoglie".
D. Persona citata in un profilo pubblico	Non sei registrato su Filopea, ma il tuo nome compare in un profilo perché risulti nel RUNTS come legale rappresentante o referente di un ente, oppure perché un'organizzazione ti ha indicato o ritratto nel proprio profilo. Questa sezione ti è rivolta ai sensi dell'art. 14 GDPR.

Se hai sia un profilo da Volontario sia un ruolo in un'organizzazione, i due profili restano separati: le organizzazioni non vedono il tuo profilo da Volontario e i Volontari non vedono i tuoi dati di accesso come referente. Quello che pubblichi nella sezione "Chi ti accoglie" è invece visibile a tutti.

3. Quali dati trattiamo

Categoria	Dati
Dati di account	Indirizzo e-mail, identificativo del fornitore di accesso (login con Google o Facebook, se lo scegli), data, ora e versione dei Termini accettati e delle dichiarazioni rese in registrazione (compresa quella di avere almeno 18 anni), impostazioni delle notifiche. Ruoli: B, C.
Dati del profilo Volontario	Nome e cognome, comune di residenza (obbligatori); indirizzo di casa, numero di telefono, foto, breve descrizione, cause e temi che ti stanno a cuore, competenze, lingue, patenti e attestati, disponibilità (giorni, fasce, ritmo), raggio di spostamento (facoltativi). Ruolo: B.
Dati di posizione	(i) il comune; (ii) l'indirizzo di casa, se lo inserisci, convertito in coordinate per calcolare distanze e tempi coi mezzi. Non usiamo la posizione del tuo dispositivo. Ruolo: B.
Dati di utilizzo e preferenze	Ricerche salvate, preferiti, avvisi attivati, opportunità escluse ("non mostrarmi più"), candidature inviate e loro stato, affinità calcolata con ciascuna opportunità, completamento del profilo. Ruolo: B.
Dati di candidatura	I dati del profilo che vengono trasmessi all'organizzazione quando ti candidi: nome e cognome, e-mail, telefono, comune, foto e descrizione (se presenti), cause e competenze, disponibilità, messaggio di accompagnamento. Prima della candidatura l'organizzazione non vede alcun tuo dato. Ruolo: B.
Dati del Referente / co-gestore	Nome e cognome, e-mail, telefono, ruolo nell'ente, elementi forniti per la verifica (sito, pagine social, delibera, appartenenza al direttivo), PEC dell'ente, codice di verifica, log delle attività sul profilo. Se pubblicati in "Chi ti accoglie": nome e iniziale del cognome, ruolo, foto, breve testo, pulsanti e-mail/WhatsApp che rimandano ai recapiti dell'ente. Ruolo: C.
Dati di fonte pubblica	Dal RUNTS (Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali): denominazione ed estremi dell'ente, sede, PEC e recapiti, legale rappresentante; dall'Agenzia delle Entrate: dati sulle scelte del 5 per mille; dai siti e canali ufficiali degli enti: descrizioni e opportunità, con indicazione di fonte e data di estrazione. Ruoli: C, D.
Dati di donazione	Se scegli di sostenere Filopea con una donazione: nome, e-mail, importo e dati di pagamento, gestiti tramite il modulo Donorbox e i suoi fornitori di pagamento; a noi arrivano i dati necessari per ringraziarti, rilasciare ricevute e adempiere agli obblighi contabili. Le donazioni agli enti non passano da Filopea. Ruoli: A, B.
Comunicazioni	Messaggi inviati tramite il modulo di contatto o "Serve aiuto? Scrivici", e-mail scambiate con noi (comprese le risposte alle e-mail automatiche della Piattaforma, che arrivano alla nostra casella generale), iscrizione alla newsletter. Ruoli: A, B, C.
Dati di navigazione	Indirizzo IP, identificativi del dispositivo e del browser, pagine visitate, data e ora, log tecnici e di sicurezza e, solo se acconsenti, dati statistici raccolti con Google Analytics (vedi Cookie Policy). Ruoli: tutti.

Non ti chiediamo e ti preghiamo di non inserire nel profilo categorie particolari di dati (salute, religione, opinioni politiche, orientamento sessuale, ecc.). Se un'opportunità richiede requisiti specifici, sarà l'organizzazione a chiederteli direttamente.

Filopea non è destinata ai minori: per registrarti dichiari di avere almeno 18 anni e non ne verifichiamo l'età. Se veniamo a sapere che un minore ha creato un account, lo chiudiamo e cancelliamo i dati.

4. Perché trattiamo i tuoi dati, su quale base e per quanto tempo

	Finalità	Base giuridica	Conservazione
a	Navigazione e sicurezza del sito – far funzionare la Piattaforma, prevenire abusi e attacchi, produrre statistiche aggregate. Ruoli: tutti.	Legittimo interesse (art. 6.1.f)	Log tecnici: 7 giorni. Cookie: vedi Cookie Policy.
b	Rispondere alle tue richieste inviate tramite modulo di contatto, e-mail o chat. Ruoli: A, B, C.	Contratto / misure precontrattuali (art. 6.1.b)	12 mesi dalla chiusura della richiesta.
c	Creare e gestire il tuo account (Volontario o Referente): registrazione, autenticazione, impostazioni, assistenza, comunicazioni di servizio. Ruoli: B, C.	Contratto (art. 6.1.b)	Per tutta la durata dell'account; dopo la richiesta di cancellazione, 30 giorni per completarla e ulteriori 7 giorni per la rimozione dai backup; log di accettazione dei Termini 10 anni.
d	Profilo Volontario, ricerca e candidature – conservare le informazioni del profilo, consentirti di cercare, salvare, ricevere avvisi, candidarti e trasmettere la candidatura all'organizzazione. Ruolo: B.	Contratto (art. 6.1.b)	Durata dell'account. Candidature: 24 mesi dall'invio, poi anonimizzate per statistiche.
e	Posizione e distanze – calcolare la distanza e i tempi di percorrenza dalle opportunità e mostrartele su mappa, a partire dal comune o dall'indirizzo di casa che hai inserito. Non usiamo la posizione del tuo dispositivo. Ruolo: B.	Contratto (art. 6.1.b)	Durata dell'account o fino alla modifica.
f	Affinità e suggerimenti personalizzati – calcolare un indice di affinità tra te e le opportunità in base a regole fisse (cause seguite 50%, competenze 25%, disponibilità 25%), ordinare i risultati e proporti opportunità in linea con te. Il calcolo può avvalersi anche di strumenti di intelligenza artificiale; le organizzazioni a cui ti candidi vedono l'indice solo come orientamento; l'indice non produce effetti giuridici né decisioni automatizzate ai sensi dell'art. 22 GDPR e puoi sempre candidarti a qualsiasi opportunità. Ruolo: B.	Contratto (art. 6.1.b)	Durata dell'account.
g	Aggiornamenti via e-mail su Filopea e sulle opportunità in linea con il tuo profilo. Ruoli: B, C.	Legittimo interesse (art. 6.1.f; art. 130, co. 4, Codice privacy) a mantenere la relazione con chi si è iscritto; opposizione sempre possibile dal link in ogni e-mail.	Fino alla tua opposizione o alla cancellazione dell'account.
h	Newsletter per chi non è registrato. Ruolo: A.	Consenso (art. 6.1.a)	Fino alla revoca; in ogni caso riverifica dell'interesse dopo 24 mesi di inattività.
i	Attivazione e verifica del profilo dell'organizzazione – verificare che il Referente rappresenti l'ente (codice via PEC o verifica manuale), gestire co-gestori e accessi, pubblicare i dati del Referente scelti per "Chi ti accoglie". Ruolo: C.	Contratto (art. 6.1.b) con l'ente; per i dati pubblicati in "Chi ti accoglie": legittimo interesse dell'ente e del Titolare a rendere riconoscibile il referente, previa scelta del Referente di comparire (art. 6.1.f).	Durata del ruolo di Referente/co-gestore; elementi della verifica 24 mesi dall'esito; dati pubblicati fino alla rimozione da parte del Referente o dell'ente.
l	Catalogo delle organizzazioni – pubblicare i profili degli enti a partire dai dati pubblici del RUNTS, dell'Agenzia delle Entrate e dei canali ufficiali degli enti, inclusi i nomi dei legali rappresentanti che risultano nel registro; gestire le richieste di rettifica e rimozione, conservando il codice fiscale degli enti che hanno chiesto la rimozione in una lista di esclusione, per evitare che il profilo venga ripubblicato. Ruolo: D.	Legittimo interesse (art. 6.1.f) del Titolare e dell'intera collettività a disporre di un catalogo del Terzo settore, su dati già pubblici per legge; diritto di opposizione sempre esercitabile.	Finché il dato resta pubblico nella fonte; rimozione su richiesta entro 30 giorni. Il codice fiscale dell'ente resta nella lista di esclusione finché l'ente non chiede di essere reinserito.
m	Difesa dei diritti, prevenzione di frodi e abusi, gestione di reclami e segnalazioni. Ruoli: tutti.	Legittimo interesse (art. 6.1.f)	10 anni dalla cessazione del rapporto o fino alla definizione della controversia.
n	Adempimenti di legge (fiscali, contabili, richieste dell'autorità). Ruoli: tutti.	Obbligo di legge (art. 6.1.c)	Termini previsti dalla legge (di regola 10 anni).
o	Aggiornamenti su attività simili a quelle per cui si è richiesta la registrazione	Legittimo interesse (art.6.1.f) eccezione di soft spam	Fino alla richiesta di interruzione delle comunicazioni e in ogni caso a partire da 24 mesi di inattività
p	Donazioni a Filopea – gestire la tua donazione tramite il modulo Donorbox, ringraziarti, rilasciare la ricevuta e tenere la contabilità. Ruoli: A, B.	Contratto (art. 6.1.b) e obbligo di legge (art. 6.1.c)	Termini di conservazione contabile e fiscale (10 anni).

Il conferimento dei dati indicati come obbligatori nei moduli è necessario per fornirti il servizio; senza di essi non è possibile creare l'account o attivare il profilo dell'ente. Tutti gli altri dati sono facoltativi: non fornirli limita solo la precisione dei suggerimenti. Alla scadenza dei periodi indicati i dati sono cancellati o resi anonimi.

5. Intelligenza artificiale e decisioni automatizzate

L'unica funzione di intelligenza artificiale della Piattaforma è un assistente che aiuta le organizzazioni a compilare le opportunità a partire dal testo che l'organizzazione stessa inserisce; non riceve né elabora dati dei Volontari. L'affinità è calcolata con regole fisse (sezione 4, finalità f) e potrebbe richiedere il supporto di sistemi di intelligenza artificiale.

Nessuna funzione della Piattaforma prende decisioni che producano effetti giuridici o significativi su di te: per le organizzazioni l'affinità è solo un orientamento, non seleziona né esclude candidati e non assegna punteggi alle persone o agli enti. Ti spieghiamo sempre perché ti proponiamo un'opportunità ("Perché per te"). I testi inviati all'assistente non sono utilizzati per addestrare modelli di intelligenza artificiale di terzi.

6. Con chi condividiamo i tuoi dati

Le organizzazioni a cui ti candidi (ruolo B): ricevono i dati di candidatura indicati nella sezione 3 e, da quel momento, li trattano come titolari autonomi secondo la propria informativa, solo per gestire la candidatura e l'eventuale attività di volontariato. Filopea non controlla l'uso successivo di tali dati; per esercitare i tuoi diritti verso un'organizzazione rivolgiti direttamente ad essa.
Il pubblico (ruoli C e D): i dati che un Referente sceglie di pubblicare in "Chi ti accoglie" e i dati di fonte pubblica dei profili degli enti sono visibili a chiunque consulti la Piattaforma e possono essere indicizzati dai motori di ricerca.
Fornitori che trattano i dati per nostro conto, nominati responsabili del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR direttamente o tramite il fornitore che sviluppa e gestisce la Piattaforma per nostro conto, il quale si avvale a sua volta di sub-responsabili autorizzati: servizi di hosting, database e archiviazione, elaborazioni di sistema, invio delle e-mail del servizio, servizi cartografici e di geocodifica, assistente per la compilazione delle opportunità, gestione della Cookie Policy. L'elenco completo e aggiornato dei responsabili e dei sub-responsabili è disponibile presso il Titolare, scrivendo a privacy@filopea.org.
Altri servizi, con proprie informative: Google e Facebook (Meta), se scegli di accedere con il loro account; Google Analytics, solo se acconsenti ai relativi cookie; Substack, che gestisce la newsletter; Donorbox, che gestisce le donazioni a Filopea; WordPress.com e Gravatar (Automattic), che servono le immagini degli articoli del blog.
Il personale tecnico del fornitore che gestisce la Piattaforma può accedere agli account degli utenti solo per l'assistenza, con accessi registrati e vincolo di riservatezza.
Consulenti e professionisti che assistono il Titolare (legali, contabili, IT), vincolati alla riservatezza; autorità pubbliche quando previsto dalla legge.
Il personale e i volontari della Fondazione che operano sulla Piattaforma sono autorizzati e istruiti ai sensi dell'art. 29 GDPR.

7. Dove sono trattati i dati

I dati sono conservati su server situati nell'Unione europea: database e archivio di foto e loghi in Germania, elaborazioni di sistema nei Paesi Bassi, hosting in Germania (le pagine pubbliche passano anche dalla rete di distribuzione del fornitore di hosting) e invio delle e-mail dall'Irlanda.

Alcuni dei nostri fornitori sono società con sede negli Stati Uniti e potrebbero trattare i dati, o accedervi, anche al di fuori dello Spazio economico europeo. In questi casi il trasferimento avviene sulla base di una decisione di adeguatezza della Commissione europea (incluso il EU-US Data Privacy Framework per i fornitori certificati) o delle clausole contrattuali standard, con le misure supplementari necessarie. Puoi chiederne copia a privacy@filopea.org.

8. Come proteggiamo i dati

Adottiamo misure tecniche e organizzative adeguate al rischio:

cifratura in transito, con connessione HTTPS obbligatoria, e a riposo (AES-256);
controllo degli accessi per ruolo, con regole applicate dal database: l'area di un'organizzazione è accessibile solo ai suoi membri e un'organizzazione vede i dati di una persona solo dopo la sua candidatura, e non più nella Piattaforma se la candidatura è ritirata o rifiutata;
separazione tra profilo Volontario e area dell'organizzazione;
registrazione degli accessi del personale tecnico agli account, consentiti solo per assistenza;
backup giornalieri conservati per 7 giorni e log tecnici conservati per 7 giorni;
nessuna conservazione né tracciamento della posizione del dispositivo, che non usiamo;
formazione delle persone autorizzate.

In caso di violazione dei dati che comporti un rischio elevato per te, ti informeremo secondo l'art. 34 GDPR.

9. Cookie e tecnologie simili

La Piattaforma utilizza cookie tecnici e, previo tuo consenso tramite il banner, cookie analitici e di terze parti. Tutti i dettagli, le finalità, le durate e le modalità per modificare le tue scelte sono nella Cookie Policy raggiungibile dal piè di pagina di ogni sezione.

10. I tuoi diritti

accesso ai dati che ti riguardano e a una copia degli stessi;
rettifica dei dati inesatti o incompleti – per il profilo Volontario e per "Chi ti accoglie" puoi farlo direttamente dalla tua area; per i dati di fonte pubblica la correzione va chiesta anche alla fonte (RUNTS, Agenzia delle Entrate);
cancellazione: scrivendo a privacy@filopea.org con oggetto "Richiesta eliminazione dati" (vedi anche la pagina "Eliminazione dati"); rispondiamo entro 30 giorni e i dati sono rimossi anche dai backup entro i 7 giorni successivi; per i profili degli enti, la rimozione dal catalogo secondo i Termini per le Organizzazioni;
limitazione del trattamento e portabilità dei dati che ci hai fornito, in formato strutturato e di uso comune;
opposizione, in qualsiasi momento, ai trattamenti basati sul legittimo interesse (in particolare: aggiornamenti via e-mail – basta il link in calce – e pubblicazione nel catalogo degli enti);
revoca del consenso per la newsletter e per i cookie analitici, senza pregiudicare la liceità del trattamento precedente;
reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it) o all'autorità del Paese in cui risiedi, se ritieni che il trattamento violi la normativa.

Per le richieste che riguardano dati trattati da un'organizzazione dopo una candidatura, ti indirizzeremo all'organizzazione, che ne è titolare autonomo; se lo desideri, la informeremo noi della tua richiesta.

11. Modifiche

Possiamo aggiornare questa informativa, anche per l'introduzione di nuove funzionalità o per modifiche normative. La versione aggiornata è sempre pubblicata sulla Piattaforma con la data di decorrenza; se le modifiche sono rilevanti te le comunichiamo via e-mail o con un avviso al primo accesso. Ti invitiamo a consultarla periodicamente.